Le guide complet du diagramme de flux de travail

Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?

Un diagramme de flux de travail, ou diagramme workflow, est une représentation visuelle claire et structurée d'un processus d'entreprise. À travers un schéma workflow, chaque étape du processus, depuis le début jusqu'à la fin, est mise en évidence à l'aide d'un organigramme. Ce type de diagramme illustre comment le travail est réalisé, qui est responsable de chaque phase, et met en lumière les zones critiques ou les points faibles à améliorer.

Grâce à l'utilisation de formes et de symboles standardisés, le diagramme de flux de travail permet de visualiser le passage d'une étape à une autre de manière intuitive. Il joue un rôle clé dans la répartition des tâches entre les services ou les membres du personnel, aidant ainsi chacun à mieux comprendre son rôle dans le processus global.

Un diagramme bien conçu contribue à optimiser les flux entre départements et à rationaliser les processus. Cependant, pour qu'un workflow soit efficace, il est crucial d'examiner, planifier et tester chaque étape. Ce travail d'analyse permet de détecter les éventuelles faiblesses et d'apporter des améliorations pertinentes. En impliquant les équipes dans cette réflexion, on renforce la collaboration et on leur offre l'opportunité de suggérer des solutions pour perfectionner le diagramme de flux.

Types de diagrammes workflow

Bien que les diagrammes workflow puissent se décliner en une multitude de versions et variantes, les organisations privilégient souvent les modèles suivants pour documenter leurs processus :

Notation de la modélisation des processus d'entreprise (BPMN)

La BPMN est une norme largement utilisée pour modéliser les processus d'entreprise. Elle consiste à créer une représentation visuelle des flux de processus, mettant en évidence les relations entre les différentes étapes et départements. Cet outil permet aux parties prenantes de haut niveau de bénéficier d’une clarté et d’une supervision accrues pour prendre des décisions éclairées, grâce à sa simplicité par rapport à une description narrative. Par exemple, la norme BPMN 2.0, utilisée par Creatio, facilite la compréhension et l’utilisation des modèles de cartographie des processus pour les entreprises et les services informatiques.

Organigramme ANSI

Créé dans les années 1970 par l'American National Standards Institute (ANSI), cet organigramme documente les détails des processus d'entreprise. Il est souvent utilisé pour représenter les tâches réalisées, comme la gestion et l’approbation des paiements. De nombreuses organisations l’adoptent aujourd’hui pour visualiser le traitement de la paie des employés.

Activité UML (langage de modélisation unifié)

L’UML est un langage de modélisation visuelle conçu pour le développement de logiciels, tout en restant accessible aux utilisateurs métiers. Fonctionnant comme un organigramme, il décrit les étapes et tâches séquentielles d’un processus, souvent appelé « flux de contrôle ». Ce diagramme workflow est particulièrement adapté aux projets de développement complexes.

SIPOC (Supplier Input Process Output Customer)

Le diagramme SIPOC est un tableau utile pour analyser et améliorer un processus avant toute modification. Il synthétise les entrées, les sorties et les parties prenantes du flux de travail, permettant ainsi une vue d’ensemble claire pour identifier les ajustements nécessaires.

Diagramme en couloir (Swimlane)

Le diagramme en couloir, ou diagramme swimlane, est idéal pour représenter plusieurs flux de données simultanément. Il est particulièrement utile lorsque différents départements ou équipes collaborent sur un processus commun. Contrairement à un diagramme de flux traditionnel, il structure les informations en « couloirs » ou sections distinctes, permettant de visualiser les interactions entre rôles ou services. Certains workflows complexes peuvent inclure jusqu’à cinq couloirs pour cartographier les échanges entre multiples départements.

Les avantages du diagramme de flux de travail

Les diagrammes de flux de travail sont des outils visuels essentiels qui aident les entreprises à rationaliser leurs opérations, automatiser leurs processus et établir les meilleures pratiques. Ils offrent de nombreux avantages, parmi lesquels :

1. Identification des goulets d'étranglement

Créer ou utiliser un diagramme workflow permet aux organisations de mieux comprendre les tâches quotidiennes et les responsabilités des employés. Ce processus met en lumière les inefficacités, ce qui facilite leur identification et leur amélioration. Les étapes critiques des workflows deviennent visibles, offrant une opportunité d'éliminer ou d’optimiser les processus problématiques.

2. Amélioration des revenus

Une fois les faiblesses des processus identifiées et corrigées, l'efficacité globale augmente. Des workflows bien planifiés fournissent des objectifs clairs aux employés, réduisant ainsi le gaspillage de temps et de ressources. Une meilleure productivité contribue directement à une hausse des revenus.

3. Automatisation des processus

L’automatisation des workflows simplifie les processus complexes, réduit les erreurs et limite la paperasserie. Les diagrammes de flux de travail standardisés offrent des résultats constants et fiables. L’investissement dans une solution comme Creatio permet de représenter visuellement les flux avec des tâches conditionnelles et des branches de décision. Une fois le workflow défini, le logiciel exécute automatiquement les étapes, garantissant une efficacité maximale.

4. Augmentation de l'efficacité

Dans un diagramme workflow, chaque responsabilité est clairement définie. Les employés savent exactement ce qu’ils doivent faire, peuvent suivre la progression des tâches et agir rapidement face aux éventuels goulets d’étranglement. Cette clarté améliore considérablement l’efficacité opérationnelle.

5. Amélioration du travail d'équipe et de la communication

Le diagramme workflow contribue à une meilleure organisation et coordination entre les membres de l'équipe. Il offre une visibilité sur les tâches en cours, favorisant une collaboration accrue et une motivation collective autour des objectifs à atteindre.

6. Optimisation du service à la clientèle

En automatisant certaines tâches grâce à des schémas workflow bien conçus, les entreprises réduisent les efforts manuels, comme l’envoi de courriels répétitifs. Cela libère du temps pour que les équipes se concentrent davantage sur les besoins des clients, améliorant ainsi la satisfaction et la fidélisation client. 

Exemples de diagrammes de workflow

À l’origine conçus pour les industries manufacturières, les diagrammes de flux de travail sont désormais utilisés dans tous les secteurs et départements pour optimiser les processus. Voici quelques exemples concrets d’utilisation :

Militaire

Les forces armées exploitent les outils de diagramme workflow pour simplifier l’intégration des nouvelles recrues. Ce processus inclut les formalités légales, l’accès aux ressources administratives, l’orientation et les sessions de formation nécessaires à leur adaptation.

Finance

Dans les institutions financières, comme les banques, les diagrammes de flux de travail jouent un rôle clé dans l’accueil des clients et le traitement des prêts. Par exemple, après qu’un client soumet une demande, des étapes séquentielles sont suivies : vérification d’identité, divulgation des documents requis, approbation du crédit et signature du contrat. Toutes ces transactions sont documentées et conservées pour des audits ultérieurs.

Institutions médicales

Les hôpitaux et cliniques utilisent des diagrammes workflow pour rationaliser des processus tels que l’admission, le triage et la sortie des patients. Les étapes incluent l’enregistrement, la gestion des assurances, les diagnostics, l’approbation des sorties et la facturation. Lors des transferts, les dossiers médicaux sont transmis au médecin concerné, et les informations des patients sont mises à jour pour un suivi lors des rendez-vous futurs.

Centres éducatifs

Les établissements d’enseignement gèrent diverses activités quotidiennes à l’aide de diagrammes de flux. Les éducateurs peuvent suivre les progrès des étudiants à travers les devoirs ou examens. L’accueil des nouveaux étudiants, comprenant la gestion des dossiers, l’accès aux ressources administratives et l’orientation, peut également être planifié efficacement grâce à un schéma workflow.

E-commerce

Dans le secteur du e-commerce, un workflow classique commence par la soumission d’une commande. Une fois que le client passe une commande et effectue son paiement, la transaction est traitée, puis les articles sont sélectionnés en entrepôt, emballés et expédiés. Ce processus est parfaitement adapté à un diagramme workflow pour en garantir l’efficacité et la traçabilité.

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Comment créer un diagramme de flux de travail ?

Avant de se lancer dans la création d’un diagramme de flux de travail, il est essentiel de rechercher et d’évaluer le type de diagramme workflow qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise. Une fois le type de diagramme sélectionné, il est recommandé d’en esquisser les grandes lignes en recueillant les idées de l’équipe. Cette étape est cruciale pour avoir une vision claire du processus global. Ensuite, il convient de mener des recherches approfondies et d’analyser le workflow existant afin d’obtenir les données nécessaires. Une fois ces informations collectées, il devient plus simple de compiler un diagramme workflow précis et efficace. Il est important de bien comprendre les composants, les symboles et les formes utilisés dans un schéma workflow avant de s’y lancer. Cela garantit que le diagramme est clair et fonctionnel. Les utilisateurs peuvent également tirer parti d’outils visuels avancés, tels que ceux proposés par Creatio, pour simplifier et optimiser le processus de création.

Symboles et éléments communs

Nom	Symbole	Importance/signification
Ovale		Les formes ovales représentent le début et la fin du processus commercial.
Rectangle		La forme rectangulaire est le pilier du diagramme workflow. Elle représente n'importe quelle étape du processus.
Diamants		Les losanges indiquent qu'une décision est nécessaire pour aller de l'avant. Les options de décision peuvent être de type « ceci ou cela », binaire ou à choix multiples.
Flèches		Des flèches relient les formes et les symboles pour guider l'utilisateur vers l'étape suivante.

Quel que soit le type de diagramme de flux de travail, trois composants de base restent inchangés : entrée, transformation, sortie. Chaque étape relève de l'une de ces composantes :

• Entrée : Ressource (par exemple, un employé ou un matériel) qui complète ou initie une étape du workflow.
• Transformation: Direction ou règle de réception de l'entrée et ce qui se produit lorsqu'elle est reçue.
• Sortie : Résultat de la transformation, qu'il s'agisse d'un livrable ou d'un produit. Une sortie peut également servir d'entrée pour l'étape suivante d'un workflow.

À un niveau élevé, tous les processus peuvent être réduits à ces trois éléments. La plupart des processus sont une combinaison complexe de plusieurs entrées, transformations et sorties.

Étapes de création d'un diagramme workflow

Étape 1 : Sélection du diagramme approprié

Avant de commencer la conception d’un diagramme de flux de travail, il est important de choisir le type de diagramme le plus approprié. Ce choix a une influence directe sur la manière dont le processus de travail sera visualisé et exécuté. Identifier le modèle idéal permet de s’assurer que le schéma répondra aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Étape 2 : Collecte de données

La collecte des données consiste à rassembler toutes les informations nécessaires sur les ressources et les processus existants. Cela inclut l’évaluation de ce qui est actuellement en place, de la manière dont les tâches sont gérées, et des personnes impliquées. Impliquer votre équipe est crucial pour poser des questions sur les délais, les solutions possibles et les actions requises, tout en évaluant l’allocation des ressources.

Étape 3 : Création du diagramme

Une fois les données collectées et analysées, vous pouvez créer un diagramme de flux de travail détaillé. Celui-ci offrira une représentation visuelle claire du processus en cours de développement, permettant de mieux comprendre les étapes à suivre.

Étape 4 : Optimisation du diagramme

Après la création du diagramme, des améliorations peuvent être apportées pour corriger les inefficacités et ajuster les étapes si nécessaire. Impliquer l’équipe ayant participé à son développement est essentiel pour tester le processus et vérifier qu’il fonctionne de manière optimale.

Gestion du workflow dans Creatio

Creatio met à disposition des solutions novatrices pour l’analyse et la conception de workflows, offrant aux utilisateurs la possibilité de créer facilement des diagrammes de processus adaptés à tous les secteurs d’activité. Son interface visuelle intuitive, basée sur la fonctionnalité « glisser-déposer », permet de construire des workflows sans effort, même sans compétences techniques. Les utilisateurs peuvent choisir parmi des modèles sectoriels préconçus ou opter pour des workflows entièrement personnalisés, assurant ainsi une flexibilité optimale pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. En adoptant une approche no-code, Creatio simplifie la gestion des opérations et contribue à améliorer significativement l’efficacité et la productivité des équipes. Ce système rend la création de diagrammes de flux de travail accessible et pratique, tout en garantissant une adaptabilité maximale à des contextes variés.

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