Automatisation de workflow
Un guide pratique de l'automatisation de workflow : avantages, utilisation pratique et exemples
Automatisation de workflow : définition
L'automatisation de workflow est le processus de conception, d'exécution et d'automatisation de séries de tâches, de données et d'acheminement de fichiers entre des individus ou des systèmes sur base de règles prédéfinies. Lorsqu’un utilisateur définit des règles et une logique spécifiques, des tâches telles que l'envoi d'e-mails, la mise en place de rappels, la programmation de tâches, le déclenchement de campagnes de diffusion, etc. sont effectuées sans interaction humaine.
Comment fonctionne l'automatisation de workflow?
L'automatisation de workflow repose sur une série de dépendances conditionnelles de type "si/alors" qui déclenchent une séquence d'actions. La portée de la tâche est divisée en différentes branches en fonction des outils, des unités commerciales ou des rôles qui sont responsables de l'action requise.
En fonction du fait qu'un workflow soit décrit comme une séquence d'étapes structurée ou non structurée/semi-structurée, il existe deux techniques distinctes de conception de workflow : la notation de gestion des procédures d'entreprise et les cas dynamiques.
Considérons un workflow non structuré créé dans Creatio à l'aide de l'outil DCM. Contrairement aux workflows structurés, les workflows non structurés ou semi-structurés servent de lignes de conduite, plutôt que d'instructions étape par étape. Ils sont conçus de préférence comme une séquence d'étapes comprenant un ensemble de tâches appelées « cas". Les cas peuvent être réalisés dans une séquence, en parallèle, ou sans ordre spécifique.
Le workflow ci-dessous représente une routine de maintenance de matériel. Dans le haut du diagramme, on trouve une séquence d'étapes strictes comme celle de workflow structuré. De plus, il existe des règles de transition qui accompagnent chaque étape. Les workflows non structurés comportent un ensemble de cas décrits pour chaque étape qui peuvent être exécutés dans un ordre non séquentiel. Il peut y avoir ou non des règles de transition spécifiées entre les cas. S'il n'y a pas de restrictions, c'est alors aux personnes responsables de décider de la meilleure façon d'aborder la situation au cas par cas.
Voici comment un workflow de maintenance du matériel peut être conçu :
Workflow de maintenance du matériel
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Le workflow commence par l'étape d'enregistrement du cas, où le client et ses besoins sont déterminés. Les activités décrites ci-dessous peuvent être réalisées simultanément. Une fois le cas enregistré, l'étape suivante, la classification du cas, peut commencer.
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Après l'étape de classification des cas, l'étape suivante, recherche et diagnostic, est lancée. Elle consiste en différents types de contrôles du matériel, qui peuvent être effectués sans ordre précis. D'un point de vue logistique, la description du problème trouvé est la dernière étape de la série de cas avant le passage à l'étape qui suit.
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À l'étape suivante, le problème du client doit être résolu et, si nécessaire, toutes les activités de récupération doivent être effectuées.
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Enfin, le cas est terminé et le workflow est finalisé.
Approfondissement du sujet
Comment créer et automatiser des workflows avec Creatio ?
Le concepteur de processus polyvalent de Creatio, basé sur BPMN, permet de construire des workflows de n'importe quelle complexité, et les outils de gestion de cas aident à gérer et à automatiser les processus non structurés. Un puissant moteur BPM permet l'exécution simultanée de plusieurs workflows. L'utilisation des outils de glisser-déposer de la plateforme no-code de Creatio permet de créer des workflows aussi facilement que de jouer avec des LEGO : déplacez des éléments, impliquez des pairs, commentez des actions et gérez tous les processus dans un environnement unique. Les outils d'analyse visuelle de Creatio permettent de détecter instantanément les blocages et d'optimiser les processus.
Les utilisateurs aiment Creatio
Exemples d'automatisation de workflow
Finance
Les logiciels d'automatisation vous permettent de créer des formulaires, de concevoir des workflows et de suivre les processus, en rationalisant toutes vos opérations, comme les demandes, les prêts, les remboursements, les validations de budget, etc.
Quelques exemples de workflows financiers qui peuvent être automatisés :
- Prise en charge un processus d'approbation des dépenses du début à la fin
- Gestion des approbations des fournisseurs et des contrats
- Attribution de priorités aux demandes d'ACH et de virements
- Gestion des demandes de frais de déplacement en fonction du lieu et de l'activité
- Approbation des budgets sur la base d'un ensemble prédéterminé de paramètres.
Ressources humaines
L'automatisation de workflow RH permet de rationaliser la saisie et le traitement des informations relatives aux employés.
L'automatisation des tâches dans les RH permet de :
- Retirer les candidats de la base de données s'ils sont restés inactifs pendant un certain temps
- Envoyer des e-mails aux candidats qui ne sont pas parvenus à l'étape finale de sélection
- De filtrer les candidats dont l'historique des emplois contient certains mots clés
- Envoyer des W2 aux employés actuels
- Recueillir des commentaires d‘employés après qu'ils aient travaillé dans l’entreprise pendant un certain temps.
Questions frequentes
Qu'est-ce que l'automatisation de workflow dans un CRM ?
L'automatisation de workflow dans la gestion de la relation client permet d'automatiser les workflows liés aux clients, quelle que soit leur complexité, afin de gagner du temps, de stimuler les ventes et de maximiser les talents des employés. Elle vous permet d'automatiser les tâches liées au CRM, qu'il s'agisse de contacter les parties concernées, d'envoyer des e-mails de bienvenue aux nouveaux clients ou de contacter un CSR au sujet d'un problème client.
Pourquoi utiliser l'automatisation de workflow ?
Les entreprises adoptent l'automatisation de workflow dans le but d'améliorer l'efficacité de leurs processus, d'augmenter la productivité, d'assurer la précision, l'audibilité et la responsabilité, tout en améliorant le taux de satisfaction professionnelle des employés.
Qu'est-ce qu'un workflow intelligent ?
Un workflow intelligent est une combinaison d'automatisation, d'IA (intelligence artificielle), d'analyse et de compétences nécessaires à la modification de la façon dont le travail est effectué. Il minimise les blocages grâce à l'automatisation des tâches, ce qui permet aux organisations de rationaliser leurs processus et de favoriser leur croissance.
