Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM – z ang. Business Process Management) to uniwersalna strategia optymalizacji operacji biznesowych. Wiąże się ze starannym zarządzaniem i doskonaleniem kompleksowych procesów operacyjnych.

Jedną z różnic między zarządzaniem procesami biznesowymi a zarządzaniem projektami jest to, że BPM ściśle analizuje proces obsługi zadań i poszczególne działania w firmie. Z kolei zarządzanie projektami koncentruje się na konkretnym i niepowtarzającym się projekcie.

BPM ma na celu poprawę wydajności powtarzalnych procesów biznesowych poprzez zastosowanie technik, narzędzi i metodologii zarządzania. Obejmuje to m.in.:

• Zaawansowane narzędzia analityczne
• Monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym
• Mechanizmy świadomego podejmowania decyzji
• Integrację personelu, technologii i zasobów
• Ciągłe pozyskiwanie informacji zwrotnych
• Narzędzia i strategie transformacji cyfrowej
• Techniki automatyzacji
• Współpracę między działamiProactive risk management
• Proaktywne zarządzanie ryzykiem

W ostatecznym rozrachunku głównym celem BPM jest dostosowanie każdego wewnętrznego zadania biznesowego do strategicznych celów firmy w ramach ciągłego procesu. Prawidłowe wdrożenie BPM może pomóc firmie osiągnąć znaczny wzrost i długoterminową stabilność.

Korzyści zarządzania procesami biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to coś więcej niż tylko korporacyjny slogan. Wdrożenie tej strategicznej metodologii fundamentalnie przekształca procesy, przynosząc korzyści każdej współczesnej firmie. Przyjrzymy się teraz bliżej zaletom BPM.

Większa wydajność i produktywność

BPM dąży do udoskonalenia procesów biznesowych poprzez monitorowanie, analizowanie i eliminowanie wąskich gardeł, zbędnych czynności oraz innych przejawów nieefektywności. Wdrożenie BPM skutkuje namacalnymi i wymiernymi korzyściami, w tym m.in. lepszym wykorzystaniem zasobów, usprawnieniem procesów i zwiększeniem produktywności.

Weźmy na przykład zakład montujący laptopy. Przedsiębiorstwo może skorzystać z BPM, by skrócić odstępy między kolejnymi etapami montażu. W ostatecznym rozrachunku przyczynia się to do szybszego wprowadzania gotowych laptopów na rynek i zwiększenia rentowności.

Wyższa jakość i większa spójność

Bezpośrednim rezultatem wdrożenia BPM w firmach jest systematyczna poprawa jakości. BPM szczegółowo rozbija poszczególne zadania na mniejsze elementy i pomaga je dopracować poprzez sprecyzowanie struktury ról, obowiązków i nadzoru. Prowadzi to do zachowania spójności procesu od początku do końca.

Przykładowo, dzięki wdrożeniu BPM proces zatwierdzania kredytu w banku staje się bardziej przejrzysty i szybszy w wyniku zastosowania predefiniowanych kryteriów kwalifikowalności.

Większa zwinność i zdolność adaptacji

W dzisiejszych czasach zwinność jest nieodłącznym elementem biznesu. BPM umożliwia organizacjom szybkie dostosowanie się do dynamicznie zmieniających się warunków na rynku, potrzeb biznesowych i trendów branżowych. Przykładowo, sprzedawcy detaliczni mogą wykorzystywać BPM do lepszego zarządzania zapasami, by dopasować się do zmieniających się potrzeb konsumentów.

Redukcja kosztów

Jasne zdefiniowanie i zidentyfikowanie różnych działań operacyjnych ułatwia firmom automatyzację powtarzalnych zadań. BPM pomaga również obniżyć koszty prowadzenia firmy poprzez lepszą alokację zasobów. Na przykład firma logistyczna może wykorzystać BPM do optymalizacji tras i w ten sposób zaoszczędzić na paliwie.

Ściślejsze przestrzeganie regulacji i norm oraz lepsze zarządzanie ryzykiem

Konieczność zachowania zgodności z przepisami to coś, co nie podlega dyskusji. Automatyzacja procesów biznesowych zapewnia doskonałą przejrzystość i mechanizmy monitorowania, ułatwiając śledzenie i audytowanie podejmowanych działań.

Rodzaje BPM

Procesy operacyjne w firmie muszą ewoluować wraz ze zmieniającymi się warunkami działalności i branży. Trzeba stawić czoła wielu potencjalnym wyzwaniom. Na szczęście BPM znacznie ułatwia to zadanie. BPM można podzielić na trzy obszerne kategorie.

BPM skoncentrowane na człowieku

Kiedy realizacja zadań i procesów w firmie wymaga dużego zaangażowania, interakcji i oceny ze strony człowieka, warto postawić na zarządzanie procesami biznesowymi skoncentrowane na człowieku. Tego rodzaju rozwiązania są zazwyczaj wyposażone w intuicyjne interfejsy umożliwiające nawigację wizualną.

Przykładowo, wdrożenie systemu rekrutacyjnego (ATS – z ang. Applicant Tracking System) umożliwia różnym członkom zespołu – menedżerom ds. rekrutacji, konsultantom i kandydatom – współpracę w ramach przejrzystego interfejsu.

BPM zorientowane na integrację

Gdy różne systemy i działy w firmie często wchodzą ze sobą w interakcje, konieczne jest zastosowanie BPM ukierunkowanego na integrację. Połączone interfejsy programowania aplikacji (API) i technologie łączności umożliwiają płynny przepływ danych między różnymi systemami.

BPM zorientowane na prowadzenie dokumentacji

BPM ukierunkowane na prowadzenie dokumentacji zazwyczaj skupia się na kompleksowym zarządzaniu całym cyklem życia konkretnych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością, takich jak umowy czy kontrakty. Zarządzanie dokumentami dotyczącymi nieruchomości, w połączeniu z monitorowaniem i przechowywaniem, jest doskonałym przykładem zarządzania procesami biznesowymi zorientowanego na prowadzenie dokumentacji.

Etapy cyklu życia BPM

Należy pamiętać, że zarządzanie procesami biznesowymi nie jest jednorazowym zadaniem i ma charakter ciągły. Cykl życia BPM pokazuje, jak realizować kolejne etapy zarządzania procesami biznesowymi. Przeanalizujmy etapy cyklu życia BPM:

Projektowanie

Właściwie prowadzone zarządzanie procesami biznesowymi rozpoczyna się od starannie zaplanowanej fazy projektowej, która jest jednym z podstawowych procesów wyznaczających przebieg BPM od początku do końca. Planiści i konsultanci BPM definiują każdy kamień milowy i konkretne zadania procesu.

Jednocześnie przypisują najważniejsze role osobom odpowiedzialnym za realizację zadań. Na tym etapie BPM identyfikuje potencjalne obszary usprawnień i wskaźniki pomiarowe.

Modelowanie

Zespoły odpowiadające za BPM wykorzystują specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania procesami na potrzeby tworzenia modeli wizualnych. Opracowują szczegółowy plan, wyznaczają określone ramy czasowe i projektują niezbędne ścieżki przepływu danych dla zespołów operacyjnych. Ponadto to właśnie na etapie modelowania główne zadania dzieli się na bardziej szczegółowo nakreślone zadania podrzędne.

Wdrożenie

Faza wdrożenia nie wiąże się od razu z szeroko zakrojoną implementacją. Na początek kierownicy sięgają po projekty pilotażowe i potwierdzające słuszność koncepcji, które pozwalają zweryfikować, czy rozwiązanie nadaje się do wdrożenia na większą skalę. Na tym etapie zespół zbiera informacje zwrotne od uczestników projektu, aby dopracować proces przed właściwym wdrożeniem.

Monitoriwanie

Konsekwentne i ciągłe monitorowanie jest z perspektywy udanego zarządzania procesami biznesowymi absolutnie niezbędne. Zespoły ściśle śledzą proces i wskaźniki pomiarowe, aby ocenić konkretne ulepszenia.

Ciągłe opomiarowanie i monitorowanie umożliwiają identyfikację dodatkowych obszarów do poprawy i wprowadzanie zmian w modelu.

Optimizacja

Proces optymalizacji polega na dopracowaniu już wdrożonego systemu zarządzania procesami biznesowymi. Opierając się na spostrzeżeniach zebranych w fazie monitorowania, zespoły odpowiadające za BPM dbają o to, by proces pozostawał elastyczny i dostosowywał się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

BPR

Czasami stopniowe wprowadzanie zmian to za mało, by zagwarantować zrównoważony rozwój i rentowność firmy. W takich sytuacjach trzeba postawić na radykalną transformację, określaną mianem reorganizacji procesów biznesowych (BPR – z ang. Business Process Reengineering).

Jako przykład weźmy producenta mebli, który od wielu lat wytwarza je tradycyjnymi metodami. Aby dopasować się do dynamiki branży i osiągnąć efektywność kosztową, przedsiębiorstwo musi przeprojektować cały proces produkcyjny od podstaw i wdrożyć zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja, automatyzacja i robotyka.

Gdzie można wykorzystać BPM?

BPM ma szerokie zastosowanie i można je wdrażać w wielu branżach. Niezależnie od charakteru działalności, zarządzanie procesami biznesowymi pozwala wykorzystywać ustrukturyzowane metody optymalizacji procesów i poprawy produktywności.

Oto kilka przykładów zastosowania BPM w różnych branżach.

Finanse i bankowość

Instytucjom finansowym często zależy na zwinności i precyzji, i właśnie dlatego decydują się na wdrożenie BPM. Dotyczy to m.in.:

● Usprawnienia procesów zatwierdzania pożyczek w celu skrócenia czasu oczekiwania i zwiększenia zadowolenia klientów.

● Optymalizacji procesu wdrażania klientów poprzez zwiększoną automatyzację i usprawnione zarządzanie danymi.

● Automatyzacji kontroli zgodności i weryfikacji kwalifikowalności.

Ochrona zdrowia

Dokładność i wydajność to jedne z fundamentów branży opieki zdrowotnej. Automatyzacja procesów biznesowych pomaga w:

• Standaryzacji procesów przyjmowania pacjentów w celu zapewnienia szybkiej i dokładnej obsługi. Najlepszym przykładem są internetowe systemy umawiania wizyt i telekonsultacje.
• Zapewnieniu sprawnej i szybkiej komunikacji w działach.
• Zarządzaniu zapasami sprzętu i zaopatrzenia medycznego w celu uniknięcia przestojów przy jednoczesnej minimalizacji kosztów.

Produkcja

Firmy zajmujące się produkcją i montażem często sięgają po BPM, aby usprawnić linię produkcyjną. Obejmuje to m.in.:

• Usprawnienie kontroli jakości poprzez automatyzację i standaryzację. Ostatecznym celem jest ograniczenie błędów ludzkich w każdy możliwy sposób.
• Automatyzację etapów procesu od przyjęcia zamówienia do wysyłki.
• Udoskonalenie działań związanych z logistyką i łańcuchem dostaw.

Handel detaliczny i elektroniczny

Branża detaliczna jest bardzo dynamiczna i BPM ma jej wiele do zaoferowania. Dotyczy to m.in.:

• Efektywnego zarządzania zapasami w celu dostosowania stocku do popytu.
• Automatyzacji procesu zarządzania skargami i wnioskami od klientów oraz ich rozwiązywania.
• Zapewnienia klientom najwyższej jakości obsługi pozakupowej.

Ubezpieczenia

Firmy ubezpieczeniowe też mogą skorzystać na wdrożeniu zarządzania procesami biznesowymi. Dotyczy to m.in.:

• Automatyzacji oceny ryzyka i kwalifikowalności.
• Dopilnowania terminowych płatności dzięki ustandaryzowanemu i usprawnionemu systemowi obsługi roszczeń.
• Poprawy obsługi klienta i skrócenia czasu reakcji.

Rząd i usługi publiczne

BPM może wspomóc sektor publiczny dzięki kilku usprawnieniom, na których przede wszystkim korzysta obywatel:

• Usprawnienie publicznych systemów rozpatrywania skarg w różnych urzędach państwowych.
• Szybsza realizacja usług poprzez automatyzację obsługi dokumentów.
• Wdrożenie ulepszonych środków bezpieczeństwa danych i prywatności.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Działy HR w wielu organizacjach mogą skorzystać na BPM poprzez:

• Stabilizację procesu rekrutacji dzięki usprawnieniu i standaryzacji.
• Ułatwienie zmiany stanowiska dzięki uproszczeniu onboardingu.
• Automatyzację systemów zbierania informacji zwrotnej i oceny na potrzeby wspierania rozwoju pracowników

IT

Oto cześć najważniejszych zastosowań BPM w sektorze IT:

• Uproszczenie cyklu życia tworzenia oprogramowania i zapewnienie wysokiej jakości.
• Optymalizacja konserwacji systemu i protokołów aktualizacji.
• Zapewnienie szybkiej obsługi klienta platform SaaS poprzez automatyzację i usprawnianie procesów.

Rozwiązanie Creatio do zarządzania procesami biznesowymi

Silnik BPM stanowi rdzeń platformy Creatio. To potężne narzędzie, które umożliwia organizacjom projektowanie, automatyzację i optymalizację procesów biznesowych. Dzięki temu firmy mogą usprawnić funkcjonowanie, zwiększyć produktywność i podejmować decyzje na podstawie danych, co przekłada się na większą wydajność i elastyczność.

Oto najważniejsze funkcje i właściwości Creatio BPM:

· Zarządzanie procesami w oparciu o BPMN: Creatio BPM zapewnia solidne ramy do modelowania i zarządzania ustrukturyzowanymi procesami przy użyciu standardu BPMN (Business Process Model and Notation), zapewniając przejrzystość i spójność realizacji.

· Dynamiczne zarządzanie sprawami: Creatio umożliwia również zarządzanie procesami o płynnym, nieustrukturyzowanym charakterze (np. sprawami), zapewniając organizacjom możliwość elastycznej adaptacji i rozwijania przepływów pracy w zależności od potrzeb.

· Biblioteka procesów biznesowych: Creatio udostępnia bibliotekę gotowych, bazujących na najlepszych praktykach procesów biznesowych specyficznych dla branży, które mogą służyć jako szablony, przyspieszając implementację i optymalizację.

· Analiza procesów: Creatio oferuje kompleksowe narzędzia do analizy, zapewniając użytkownikom wgląd w wydajność procesów w oparciu o dane. Funkcja pomaga organizacjom identyfikować wąskie gardła, nieefektywności i obszary wymagające poprawy.

· Personalizacja no-code: Użytkownicy mogą łatwo dostosowywać i projektować własne procesy biznesowe i przypadki użycia bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy w zakresie programowania. Dzięki temu organizacje mogą szybko dostosować procesy pod konkretne wymagania.

· Narzędzia ułatwiające współpracę: Creatio wspiera współpracę między zespołami i interesariuszami, zapewniając narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym, przydzielania zadań i monitorowania postępów.

Podsumowanie

Implementacja systemu zarządzania procesami biznesowymi pozwala usprawnić i udoskonalić procesy operacyjne. Creatio BPMS to rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb, które stanowi klucz do sprawniejszego i bardziej efektywnego prowadzenia działalności.

Chcesz przekształcić procesy biznesowe w swojej firmie? Już dziś umów się na bezpłatną prezentację, w ramach której szczegółowo przedstawimy Creatio BPMS.

FAQ