¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo consiste en un conjunto de actividades secuenciales necesarias para completar una tarea concreta.
Definición de flujo de trabajo
Un flujo de trabajo constituye una secuencia de pasos determinados que intervienen desde el inicio hasta el final de un proceso de trabajo para realizar una tarea. Como resultado, la tarea en cuestión pasa de incompleta a completa, o de inacabada a procesada. Los flujos de trabajo bien definidos permiten a las empresas y otras organizaciones optimizar sus operaciones, aumentar la productividad de los trabajadores y garantizar una alta calidad en todos los ámbitos.
Tipos de flujo de trabajo
Hay tres tipos comunes de flujos de trabajo que se pueden utilizar en el lugar de trabajo, cada uno de los cuales se adapta a diferentes escenarios.
Flujo de trabajo de procesos
De los tres flujos de trabajo, los flujos de trabajo por procesos son los más utilizados y reconocidos por los empleados. Estos se aplican a tareas predecibles y repetitivas. En otras palabras, el resultado se conoce incluso antes de que comience el flujo de trabajo. Algunos ejemplos son la aprobación de vacaciones, la incorporación de empleados y la aprobación de facturas.
Flujo de trabajo de casos
A diferencia de los flujos de trabajo de procesos, los flujos de trabajo de casos no tienen una ruta predecible y secuencial. Estos intentan resolver un problema sin una solución clara desde el principio, como un ticket de ayuda de TI o una reclamación de seguro. Sólo a través de una investigación humana o de un bot inteligente se puede llegar a una resolución clara.
Flujo de trabajo de proyecto
Un flujo de trabajo de proyecto es ideal para proyectos que tienen muchas partes móviles y en los que intervienen varias partes interesadas. Este tipo de proyectos tienen un camino estructurado, pero con flexibilidad, como el del diseño y lanzamiento de un sitio web. Aunque los entregables del proyecto pueden ser esbozados y diagramados, los flujos de trabajo del proyecto tienden a ser instancias de uso único, y rara vez se ajustan al proyecto dos veces.
Profundizando en el tema
Los 3 componentes básicos de un flujo de trabajo
Independientemente del tipo de flujo de trabajo, hay tres componentes básicos que no cambian: entrada, transformación y salida. Cada paso dentro de un flujo de trabajo está incluido en uno de estos componentes:
Entrada
El recurso (por ejemplo, un empleado o un material) que completa o inicia un paso en el flujo de trabajo.
Transformación
La dirección o regla de cómo se recibe la entrada, y lo que ocurre cuando se recibe.
Salida
El resultado de la transformación, ya sea un entregable o un producto. La salida también puede funcionar como entrada para el siguiente paso de un flujo de trabajo.
En niveles altos, todos los procesos pueden reducirse a estos tres componentes. En realidad, la mayoría de los procesos son una intrincada combinación de varias entradas, transformaciones y salidas.
Caso de uso del flujo de trabajo
Con el tiempo, los procesos manuales han demostrado ser susceptibles a errores humanos, discrepancias e ineficiencias. La automatización de los flujos de trabajo, en cambio, agiliza los procesos para hacer llegar los datos correctos en el momento adecuado a las personas indicadas para que tomen decisiones certeras de forma eficiente, demostrando ser integralmente escalable, fiable y eficiente. Los flujos de trabajo pueden utilizarse para casi cualquier procedimiento en cualquier industria. Estos son algunos ejemplos de casos de uso de flujos de trabajo en la industria:
Incorporación de clientes y registro de cuentas
En varios sectores, como la banca y los seguros, se utilizan flujos de trabajo para la incorporación de clientes y la tramitación de préstamos. Una vez que se presenta una solicitud, comienza una serie de tareas secuenciales que incluyen la verificación de la identidad del cliente, la divulgación de los estados de cuenta, la aprobación del crédito y la firma del contrato. Todos los registros de las transacciones se documentan y almacenan con fines de auditoría.
Incorporación de los empleados
Durante el proceso de contratación, el nuevo empleado debe pasar por un flujo de trabajo de incorporación que implica el papeleo legal, el acceso a los recursos administrativos, la orientación y la formación pertinente. Los flujos de trabajo se pueden personalizar para adaptarlos a los distintos puestos de trabajo.
Solicitudes de servicio al cliente y ti
Los procedimientos de ticketing son flujos de trabajo digitales muy populares. Están diseñados para que los equipos de asistencia gestionen y respondan a una variedad de preguntas en tiempo real y resuelvan los problemas de forma metódica siguiendo pasos secuenciales y esquematizados.
Comercio electrónico y realización de pedidos
Un flujo de trabajo de comercio electrónico habitual incluye el envío de un pedido. Un cliente realiza un pedido, rellena sus datos de pago, se procesa la transacción y se recibe el pago. Una vez recibido el pedido, se seleccionan los artículos de un almacén, se empaquetan y se envían al cliente.
Asistencia sanitaria y atención al paciente
La admisión, el triaje y el alta del paciente se agilizan en un flujo de trabajo que incluye el registro, el seguro, la gestión del diagnóstico, la aprobación del alta y la facturación. Durante los traslados de los pacientes, los historiales médicos pueden dirigirse al médico adecuado, y los historiales de los pacientes se rastrean y se mantienen actualizados para futuras citas.
Fabricación
La automatización de las listas de materiales incluye la supervisión y el análisis en tiempo real de los materiales utilizados, dónde y cuánto queda, alertando al personal adecuado cuando el suministro es escaso. El seguimiento del transporte de productos también está automatizado para supervisar el movimiento de los productos con informes sobre los tiempos estimados de llegada. Además, los flujos de trabajo se utilizan para agilizar las políticas de seguridad y la regulación de los productos para un seguimiento exhaustivo de los eventos, las medidas de riesgo y seguridad y las acciones correctivas.
Las 7 principales ventajas de los flujos de trabajo
Ejemplos de flujos de trabajo
Según el tipo de flujo de trabajo, existen dos técnicas esenciales de diseño de flujos de trabajo: la notación de gestión de procesos empresariales (para flujos de trabajo estructurados, de tipo proceso) y los casos dinámicos (para flujos de trabajo no estructurados, de tipo caso).
En la siguiente captura de pantalla de Creatio, hay un flujo de trabajo estructurado que representa una campaña de promoción de préstamos hipotecarios. El flujo de trabajo se creó con el Diseñador de Procesos incorporado, que utiliza la notación BPMN 2.0 estándar del sector. Este flujo de trabajo comienza con una base de contactos preparada para la campaña, luego lleva a todos estos contactos a través de las actividades de promoción, y termina cuando los contactos se convierten en solicitantes de créditos hipotecarios, se retiran, o se añaden a la base de contactos para futuras campañas.
Flujo de trabajo de préstamos hipotecarios en mayor detalle (observa la descripción bajo la captura de pantalla):
Flujo de trabajo de préstamos
1
Hay dos categorías de contactos que se aceptan para la campaña: clientes existentes o nuevos clientes que han cumplido los requisitos para obtener un crédito hipotecario.
2
Dependiendo de si un contacto determinado prefiere ser contactado por correo electrónico, correo directo o SMS, el equipo de marketing (o el sistema) envía un mensaje promocional utilizando el canal de comunicación correspondiente.
3
Si el contacto está interesado en la oferta, puede utilizar el enlace proporcionado en el correo electrónico o en el SMS para proceder a la página de solicitud de créditos hipotecarios en línea. Los contactos con preferencia de correo directo también reciben un correo electrónico con el enlace, justo después del correo directo.
4
Los contactos que no hayan hecho clic en el enlace proporcionado con el correo electrónico, recibirán otro correo electrónico con el recordatorio de la promoción. Este les permite solicitar un préstamo hipotecario directamente desde el correo electrónico, sin necesidad de pasar por el registro en línea. Si lo hacen, se convierten en solicitantes de un crédito hipotecario.
5
Aquellos contactos que respondieron la primera vez y llegaron a la página de solicitud en línea pueden ahora completar su solicitud o abandonarla. En el primer caso, se convierten en solicitantes de un préstamo hipotecario. En el segundo, se registran como clientes potenciales y se añaden a una lista de contactos para futuras campañas.
Flujo de trabajo de seguro de vida
Consideremos ahora un flujo de trabajo no estructurado creado en Creatio por la herramienta DCM. A diferencia de los flujos de trabajo estructurados, los flujos de trabajo no estructurados o semiestructurados sirven de guía, más que de instrucciones paso a paso. Se diseñan mejor como una secuencia de pasos que incluyen un conjunto de tareas llamadas casos. Los casos pueden ejecutarse en una secuencia, en paralelo o sin ningún orden específico.
El flujo de trabajo que se muestra a continuación representa el ciclo de vida de una póliza de seguro de vida. En la parte superior del diagrama, hay una secuencia de pasos estrictos similar a la de un flujo de trabajo estructurado. Además, hay reglas de transición que acompañan a cada paso. A diferencia de los flujos de trabajo estructurados, los flujos de trabajo no estructurados tienen un conjunto de casos esbozados para cada paso que pueden ejecutarse en un orden no secuencial; puede haber o no reglas de transición especificadas entre los casos. Si no hay restricciones, son los empleados responsables los que deciden cómo enfocar mejor la situación caso por caso.
Flujo de trabajo de una póliza de seguro de vida en mayor detalle:
1
En primer lugar, tenemos el paso de cotización, en el que diseñamos un presupuesto para el cliente y nos aseguramos de que satisface sus necesidades. Las actividades descritas a continuación del paso pueden realizarse simultáneamente. Una vez que el cliente acepta el presupuesto, podemos pasar a la etapa de suscripción.
2
La etapa de suscripción consta de una sola actividad: realizar la suscripción del cliente.
3
Después de la suscripción tenemos la etapa de seguro de vida activo. Aquí tenemos que realizar el control de salud del cliente, una encuesta de satisfacción y ponernos en contacto con el cliente para la renovación de la póliza. Lo más probable es que estas actividades no se realicen en un orden específico. Una vez terminadas todas las actividades, pasamos al paso de Renovación.
4
El paso de renovación continúa hasta que el cliente cancela su póliza de seguro de vida o ésta termina según los términos y condiciones. Estas reglas pueden configurarse adicionalmente para cada paso o caso.
5
Representar los flujos de trabajo no estructurados en el formato de Casos Dinámicos proporciona un formato más flexible que diseñarlos como procesos BPMN.
Representar los flujos de trabajo no estructurados en el formato de Casos Dinámicos proporciona un formato más flexible que diseñarlos como procesos BPMN.
Gestión de flujos de trabajo en Creatio
Creatio proporciona una plataforma no-code para flujos de trabajo y CRM del sector que permite a los usuarios diseñar y automatizar flujos de trabajo personalizados de cualquier tipo y complejidad. Con la plataforma de gestión de flujos de trabajo de Creatio, las empresas digitalizan sus procesos de negocio y garantizan la eficacia de las operaciones en diversas unidades comerciales, departamentos y equipos.
Una plataforma
Creatio conecta los flujos de trabajo de cara al cliente, operativos, de back-office, de producción y de otros tipos en una sola plataforma, lo que permite a los usuarios automatizar y orquestar fácilmente los procesos entre departamentos. Para ello, Creatio también funciona como una plataforma de gestión de datos de una sola fuente para los diversos flujos de trabajo de la empresa, ya que realiza la sincronización, la limpieza y la validación de datos en todos los ámbitos.
Herramientas no-code y fáciles de usar
Creatio proporciona a los usuarios herramientas de arrastrar y soltar para la automatización de los flujos de trabajo, de modo que incluso los usuarios sin conocimientos técnicos podrían ser desarrolladores de aplicaciones empresariales. Además del diseño y la automatización de los flujos de trabajo, los usuarios también pueden aprovechar el diseñador gráfico de la interfaz de usuario, la automatización de las reglas empresariales y las herramientas de ML/AI para crear aplicaciones empresariales a gran escala sobre los flujos de trabajo.
Flujos de trabajo de la industria
Creatio ofrece capacidades únicas de automatización de flujos de trabajo para casos de uso específicos de la industria. Cuenta con plantillas listas para usar para 24 sectores, así como con soluciones específicas de la industria disponibles en Creatio Marketplace.
Aplicaciones asociadas
Creatio se asocia con algunas de las mayores empresas del mundo para potenciar sus flujos de trabajo más fundamentales. Los socios contribuyen con cientos de complementos, conectores y plantillas al Marketplace de Creatio. Cada solución permite una fácil integración con aplicaciones de terceros o con los productos básicos de Creatio para ampliar las capacidades del sistema y automatizar los flujos de trabajo empresariales específicos del sector o de la empresa.
Preguntas frecuentes
Flujos de trabajo vs. procesos: ¿cuál es la diferencia?
Los flujos de trabajo sólo describen una secuencia de pasos, mientras que un proceso abarca una lista más amplia de criterios que incluyen formularios, declaraciones, datos, etc. Un proceso se considera incompleto si falta uno de los criterios.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es una descripción visual de un proceso repetitivo y secuencial destinado a llevar una tarea hasta el final. Los diagramas de flujo de trabajo representan lo que debe ocurrir y en qué orden.
¿Cómo puedo crear flujos de trabajo?
En primer lugar, identifica tus recursos: qué hay actualmente, cómo se gestiona, quién participa, etc. A continuación, esboza los pasos del flujo de trabajo, los distintos resultados potenciales y los datos que pasarán por cada etapa. Determina quién será responsable de cada paso y asigna a las personas adecuadas. Por último, traza el flujo de trabajo en un diagrama para su visualización. Una forma eficaz de crear un flujo de trabajo es invertir en una solución de gestión de flujos de trabajo fácil de usar, pero potente, como Creatio. Este proporcionará las herramientas adecuadas para representar visualmente el flujo de trabajo, incluidas las tareas condicionales y las ramas de decisión. A continuación, el software ejecuta el flujo de trabajo de forma automática, siguiendo los pasos secuenciales descritos.
