Automatización del flujo de trabajo
Una guía rápida sobre la automatización del flujo de trabajo, ventajas, uso práctico y ejemplos
Definición de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de diseño, ejecución y automatización de series de tareas, datos y enrutamiento de archivos entre individuos o sistemas basados en reglas predefinidas. Una vez que el usuario establece reglas y lógica específicas, se ejecutan tareas como el envío de correos electrónicos, la creación de recordatorios, la programación de tareas, la activación de campañas drip, etc., sin intervención humana.
¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo se basa en una serie de dependencias condicionales que desencadenan una secuencia de acciones. El ámbito de la tarea se divide en varias ramas en función de las herramientas, las unidades de negocio o las funciones que son responsables de la acción requerida.
Dependiendo de si un flujo de trabajo puede describirse mejor como una secuencia de pasos estructurada o no estructurada/semiestructurada, existen dos técnicas diferentes de diseño de flujos de trabajo: la notación de gestión de procesos empresariales y los casos dinámicos.
Consideremos un flujo de trabajo no estructurado creado en Creatio utilizando la herramienta DCM. A diferencia de los flujos de trabajo estructurados, los no estructurados o semiestructurados sirven de guía, más que de instrucciones paso a paso. Se diseñan mejor como una secuencia de pasos que incluyen un conjunto de tareas llamadas casos. Los casos pueden ejecutarse en una secuencia, en paralelo o sin ningún orden específico.
El siguiente flujo de trabajo representa una rutina de mantenimiento de hardware. En la parte superior del diagrama, hay una secuencia de pasos estrictos como la de un flujo de trabajo estructurado. Además, hay reglas de transición que acompañan a cada paso. Los flujos de trabajo no estructurados tienen un conjunto de casos esbozados para cada paso que pueden ejecutarse en un orden no secuencial; puede haber o no reglas de transición especificadas entre los casos. Si no hay restricciones, son los empleados responsables los que deciden cómo enfocar mejor la situación caso por caso.
Así es como se puede diseñar un flujo de trabajo de mantenimiento de hardware:
Flujo de trabajo de mantenimiento de hardware
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El flujo de trabajo comienza con el paso de registro del caso, en el que se identifica al cliente y su necesidad. Las actividades descritas a continuación pueden realizarse simultáneamente. Una vez registrado el caso, comienza el siguiente paso: la clasificación del caso.
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Tras la clasificación del caso, comienza la siguiente fase, la de investigación y diagnóstico. Consiste en diferentes tipos de comprobaciones de hardware, que pueden realizarse sin un orden específico. Desde el punto de vista logístico, la descripción del problema encontrado es el último paso de la secuencia del caso antes de pasar al siguiente.
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En el siguiente paso, se debe solucionar el problema del cliente y, si es necesario, realizar todas las actividades de recuperación.
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Por último, se cierra el caso y se completa el flujo de trabajo.
Profundizando en el tema
Cómo crear y automatizar flujos de trabajo con creatio
El versátil diseñador de procesos de Creatio, basado en BPMN, permite construir flujos de trabajo de cualquier complejidad, mientras que las herramientas de gestión de casos ayudan a gestionar y automatizar los procesos no estructurados. Un potente motor BPM permite la ejecución simultánea de múltiples flujos de trabajo. El uso de las herramientas de arrastrar y soltar de la plataforma no-code de Creatio permite crear flujos de trabajo tan fáciles como jugar con LEGOS: mover elementos, involucrar a los compañeros, comentar las acciones y gestionar todos los procesos en un único entorno. Sus herramientas de análisis visual ayudan a detectar al instante los obstáculos y a optimizar los procesos.
A los usuarios les encanta Creatio
Ejemplos de automatización del flujo de trabajo
Finanzas
El software de automatización le permite crear formularios, diseñar flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los procesos, agilizando todas sus operaciones, como solicitudes, préstamos, reembolsos, aprobaciones presupuestarias, etc.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo de finanzas que se pueden automatizar son:
- Llevar un proceso de aprobación de gastos de principio a fin
- Gestionar las aprobaciones de proveedores y contratos
- Asignar prioridades a las solicitudes de compensación y de transferencias
- Gestionar las solicitudes de gastos de viaje en función de la ubicación y la actividad
- Aprobación de presupuestos basados en un conjunto de parámetros predeterminados
Recursos humanos
La automatización del flujo de trabajo de RRHH ayuda a agilizar la entrada y el procesamiento de la información de los empleados.
La automatización de tareas en RRHH permite:
- Eliminar candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un periodo de tiempo
- Enviar correos electrónicos a los candidatos que no han llegado a la ronda final
- Filtrar candidatos con determinadas palabras clave en su historial laboral
- Enviar formularios W-2 a los empleados actuales
- Recoger los comentarios de los empleados después de que hayan estado en la empresa durante un período de tiempo
Preguntas frecuentes sobre el flujo de trabajo
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo en CRM?
La automatización del flujo de trabajo en la gestión de las relaciones con los clientes permite automatizar los flujos de trabajo relacionados con los clientes de cualquier complejidad para ahorrar tiempo, impulsar las ventas y aprovechar el talento de los empleados. Te permite automatizar las tareas relacionadas con el CRM, ya sea ponerte en contacto con las partes pertinentes, enviar correos electrónicos de bienvenida a los nuevos clientes o ponerte en contacto con un representante sobre un problema del cliente.
¿Por qué utilizar la automatización del flujo de trabajo?
Las empresas optan por la automatización del flujo de trabajo para mejorar la eficiencia de sus procesos, aumentar la productividad, garantizar la precisión, la audibilidad y la responsabilidad, así como mejorar el índice de satisfacción laboral de los empleados.
¿Qué es el flujo de trabajo inteligente?
Un flujo de trabajo inteligente es una combinación de automatización, IA (Inteligencia Artificial), análisis y habilidades necesarias para cambiar la forma de realizar el trabajo. Minimiza la fricción a través de la automatización de tareas, ayudando así a las organizaciones a agilizar sus procesos y mejorando el crecimiento del negocio.
