No-Code Автоматизація
у Fenix Agro: Мінімізація
Ризиків і Максимізація Ефективності

Виклики

Результати автоматизації

Із блокнота
в CRM-систему “на виріст”

Раніше вся комунікація між відділами Fenix Agro проходила через записки, які менеджер одного департаменту залишав менеджеру іншого, а всі дані зберігалися у блокнотах співробітників. Компанія мала систему обліку, але її було недостатньо для розуміння та аналізу цілісної картини бізнесу. Таким чином було майже неможливо відслідковувати відповідальних за продаж на кожному етапі, місце вивантаження товару, а також досліджувати поведінку клієнтів та проводити RFM-аналіз.

Тоді в компанії почали шукати CRM-систему, яка б дозволяла зберігати і оброблювати всю необхідну інформацію про клієнтів для подальшого аналізу та удосконалення процесів. Розглянувши багато варіантів, Fenix Agro зупинилися на Creatio завдяки майже необмеженим можливостям для масштабування платформи:

Впровадження CRM: від одного процесу до єдиного робочого середовища

Перевести людину із блокнота в CRM-систему — задача непроста і приречена на супротив з боку користувачів. Тому у Fenix Agro вирішили поступово впроваджувати технології в щоденні задачі і почали з фінальної стадії виконання угод з клієнтами — фіксації факту завантаження та вивантаження товару в системі продавцем.

Далі система почала швидко обростати новими функціями і процесами:  додали логістичний, юридичний та відділ закупок. Таким чином, весь процес роботи з клієнтом, від додавання контрагента і перевірки його на ризики до фіксації факту відвантаження товару, почав відбуватися в Creatio. Платформа автоматично розподіляє задачі між департаментами за стадією продажу і контролює передачу необхідних на наступному етапі документів та даних.

Зараз майже всі працівники Fenix Agro є користувачами системи, завдяки чому мінімізується ймовірність людської похибки, а вся комунікація, розподіл задач і контроль за виконанням відбувається прозоро за чітко визначеними автоматизованими процесами.

Зміни на льоту за допомогою no-code інструментів

Усі кастомізації платформи у Fenix Agro виконуються самостійно за допомогою no-code інструментів. Спочатку налаштування проводилися аналітиком компанії, а вже через пів року у компанії з’явилась команда, що відповідає за розвиток Creatio.

100+ типів документів у Creatio: автоматизація, що спрощує бізнес

Загалом система містить понад 100 друкованих та електронних форм — це договори, бухгалтерські документи, заявки на відвантаження, доповнення до угод та товарно-транспортних накладних тощо. За допомогою no-code інструментів на платформі налаштовані індивідуальні процеси контрактації, що відбуваються наступним чином:

Забезпечення контролю і зниження ризиків для бізнесу

Автоматизація у Fenix Agro стала ключовим інструментом забезпечення контролю та мінімізації ризиків. Впровадження платформи Creatio дозволило компанії інтегрувати процеси перевірки та акредитації контрагентів, забезпечуючи безпеку угод. Так, система блокує укладення договорів з контрагентами, що не пройшли перевірку на ризиковість за 20 критеріями. Такий підхід дозволяє швидко реагувати на зовнішні загрози і забезпечувати безперервну відповідність стандартам безпеки.

Автоматизація також сприяє підвищенню внутрішнього контролю в компанії. Завдяки розподілу функціональних ролей і автоматизації процесів, кожен працівник виконує чітко визначені завдання в межах своїх повноважень. Система самостійно призначає відповідальних на кожному етапі угоди, відстежує виконання задач і аналізує ефективність бізнес-процесів. Це не лише забезпечує прозорість роботи, але й дозволяє керівництву оперативно ідентифікувати проблеми та швидко їх усувати.

Таким чином, за допомогою автоматизації на платформі Creatio Fenix Agro не просто оптимізувала операційні процеси, а підвищила ефективність управління ризиками, безпеку та прозорість бізнесу. Це дозволяє компанії захищати себе від зовнішніх і внутрішніх загроз, а також створювати умови для сталого розвитку та масштабування.

Оптимізація внутрішніх процесів на новому рівні з Creatio

Платформа Creatio інтегрує всі канали внутрішньої комунікації в єдине середовище, включаючи електронну пошту, телефонію, месенджери та внутрішні чат-боти, а також забезпечує злагоджену взаємодію між різними підрозділами та працівниками. Так, система самостійно визначає відповідальних за ті чи інші етапи бізнес-процесів і надсилає відповідному співробітнику сповіщення з конкретним завданням. Таким чином, співробітники компанії можуть фокусуватися на виконанні завдань, не витрачаючи час на їх розподіл.

Крім цього, було створено та інтегровано з Creatio чат-бот для збору та обробки запитів співробітників, який реєструє кожне звернення, фіксує час його вирішення та відповідального за виконання. Такий підхід дозволяє керівникам аналізувати запити, категоризувати їх за бізнес-процесами та приймати рішення щодо вдосконалення системи або додаткового навчання персоналу.

Від джерела даних до єдиного мультифункціонального середовища

Creatio виконує роль першоджерела всіх операційних даних Fenix Agro, забезпечуючи їх збирання, обробку та інтеграцію з іншими системами. Ці дані додаються вручну або з інтегрованих телефонії, пошти та порталів. Creatio передає їх у бухгалтерські та управлінські системи, а також у PowerBI для аналітики, назад отримує результати. Таким чином, платформа стає центральним вузлом, який об’єднує всі інформаційні потоки компанії та забезпечує їхню узгодженість.

Окрім збору даних, Creatio стала єдиним мультифункціональним середовищем, яке забезпечує автоматизацію всіх ключових бізнес-процесів компанії — від формування заявок на оплату до контролю виконання умов контрактів та розрахунку нормативної націнки. Завдяки гнучкості платформи компанія самостійно налаштовує її під власні потреби, додає нові функції та вдосконалює існуючі процеси. Це дозволяє системі не лише слугувати джерелом даних, а й бути єдиним середовищем, де співробітники можуть виконувати всі свої завдання, від введення інформації до аналізу результатів, у межах однієї платформи.