Workflow-automatisierung
Ein Quick-Guide zu Vorteilen, praktischer Verwendung und Beispiele
Workflow-automatisierung definition
Workflow-Automatisierung beschreibt den Prozess der Erstellung, Ausführung und Automatisierung einer Reihe von Aufgaben, Informationen und Dateienweiterleitungen zwischen Individuen oder Systemen, basierend auf vordefinierten Regeln. Sobald ein Nutzer spezifische Regeln und Logiken definiert hat, werden Aufgaben wie das Senden von E-Mails, Erstellen von Erinnerungen, Einplanen von Aufgaben, Durchführen von Drip-Kampagnen und mehr, automatisch und ohne menschliches Eingreifen durchgeführt.
Wie funktioniert workflow-automatisierung?
Die Workflow-Automatisierung basiert auf einer Reihe von Wenn/Dann-Bedingungen, die eine Aufgabenabfolge auslösen. Der Aufgabenbereich ist in mehrere Zweige unterteilt, abhängig von den Tools, den Geschäftsbereichen oder den Rollen, die für die notwendige Aktion verantwortlich sind.
Abhängig davon, ob ein Workflow am besten als strukturierte oder unstrukturierte/teilstrukturierte Abfolge von Schritten beschrieben werden kann, gibt es zwei verschiedene Workflow-Designtechniken – Geschäftsprozessmodell- und notation (engl. BPMN) oder als dynamische Fälle.
Lassen Sie uns einen unstrukturierten Workflow ansehen, der in Creatio mit Hilfe des DCM-Tools erstellt wurde. Im Gegensatz zu strukturierten Workflows dienen unstrukturierte oder teilstrukturierte Workflows eher als Richtlinien anstatt als Schritt-für-Schritt Anleitungen. Sie werden am besten als Schrittabfolge erstellt, die bestimmte Aufgaben, genannt Fälle, beinhalten. Fälle können sequenziell, parallel oder ohne bestimmte Reihenfolge ausgeführt werden.
Der untenstehende Workflow stellt eine Hardware-Instandhaltungs-Routine dar. Oben im Diagramm befindet sich eine Abfolge genau definierter Schritte wie in einem strukturierten Workflow. Zusätzlich dazu gibt es Übergangsregeln, die einen jeden Schritt begleiten. Unstrukturierte Workflows besitzen gewisse Fälle, die für jeden Schritt klar definiert sind und in beliebiger Reihenfolge ausgeführt werden können. Zwischen den Fällen kann es, muss aber nicht, spezifizierte Übergangsregeln geben. Wenn es keine Beschränkungen gibt, dann können die verantwortlichen Mitarbeiter Fall für Fall entscheiden, wie die Situation am besten bearbeitet wird.
Hier sehen Sie, wie ein Hardware-Instandhaltungs-Workflow erstellt werden kann:
Hardware-Instandhaltungs-Workflow
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Der Workflow beginnt mit dem Schritt der Fallregistrierung, in dem der Kunde und der Kundenbedarf identifiziert werden. Die unten beschriebenen Aktivitäten können gleichzeitig ausgeführt werden. Sobald der Fall registriert wurde, beginnt der nächste Schritt: die Fallklassifikation.
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Nach dem Schritt der Fallklassifikation beginnt die nächste Stufe – Nachforschung & Diagnose. Sie besteht aus verschiedenen Arten des Hardwarechecks, die ohne bestimmte Reihenfolge ausgeführt werden können. Aus logistischer Sicht ist die Beschreibung des gefundenen Problems der letzte Schritt in der Fallabfolge, bevor der nächste Schritt eingeleitet wird.
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Im nächsten Schritt sollte das Problem des Kunden behoben werden und, wenn notwendig, alle Wiederherstellungsaktivitäten durchgeführt werden.
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Abschließend wird der Fall geschlossen, womit der Workflow endet.
Tiefer einblick in das thema
Wie workflows in Creatio erstellt und automatisiert werden
Creatios vielseitiger, auf BPMN basierter Prozessdesigner ermöglicht die Erstellung von Workflows beliebiger Komplexität, während Fallmanagement-Tools dabei helfen, unstrukturierte Prozess zu verwalten und zu automatisieren. Eine mächtige BPM-Engine ermöglicht gleichzeitig mehrere Workflowausführungen. Durch die Verwendung von Drag-and-Drop-Tools aus Creatios No-Code-Plattform wird die Erstellung von Workflows zum Kinderspiel: Elemente bewegen, Kollegen einbeziehen, Ereignisse kommentieren und Prozesse in einer einzigen Umgebung verwalten. Die visuellen Analyse-Tools helfen dabei Engpässe schnell zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
Benutzer lieben Creatio
Beispiele der workflow-automatisierung
Finanzbereich
Automatisierungssoftware ermöglicht es Ihnen Formulare zu erstellen, Workflows zu entwickeln und Prozesse zu verfolgen, alle Ihre Abläufe wie Anfragen, Kredite, Erstattungen, Budgetgenehmigungen und so weiter zu vereinheitlichen.
Einige Beispiele für automatisierbare Workflows in der Finanzbranche sind:
- Einen Prozess für die Genehmigung von Ausgaben von Anfang bis Ende
- Anbieter- und Vertragsgenehmigungen verwalten
- ACH- und Banküberweisungen priorisieren
- Anfragen zu Reisekostenausgaben abhängig von Standort und Aktivität verwalten
- Budgets basierend auf vorgegebenen Parametern genehmigen
Human ressources
HR-Workflow-Automatisierung hilft dabei die Dateneingabe und -verarbeitung von Mitarbeitern zu vereinheitlichen.
Aufgaben im HR-Bereich zu automatisieren ermöglicht:
- Kandidaten nach einer gewissen Zeit der Inaktivität aus der Datenbank zu entfernen
- E-Mails an Kandidaten zu senden, die es nicht in die finale Runde geschafft haben
- Kandidaten nach bestimmten Schlüsselwörtern in den Arbeitserfahrungen zu filtern
- Einkommensteuerbescheid an Mitarbeiter versenden
- Feedback der Mitarbeiter nach einer gewissen Zeit im Unternehmen erfragen
Workflow FAQ
Was ist die workflow-automatisierung im CRM?
Die Workflow-Automatisierung im Customer-Relationship-Management ermöglicht die Automatisierung kundenbezogener Arbeitsabläufe jeglicher Komplexität, um Zeit zu sparen, den Umsatz zu steigern und die Talente der Mitarbeiter zu nutzen. So können Sie CRM-bezogene Aufgaben automatisieren, sei es die Kontaktaufnahme mit relevanten Parteien, das Versenden von Willkommens-E-Mails an neue Kunden oder die Kontaktaufnahme mit einem Kundendienstmitarbeiter bei einem Kundenproblem.
Warum workflow-automatisierung nutzen?
Unternehmen entscheiden sich für Workflow-Automatisierung, um die Effizienz ihrer Prozesse zu verbessern, die Produktivität zu steigern, Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
Was ist ein intelligenter workflow?
Ein intelligenter Workflow ist eine Kombination aus Automatisierung, künstlicher Intelligenz (KI), Analysen und Fähigkeiten, die erforderlich sind, um die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, zu verändern. Er minimiert Reibungsverluste durch die Automatisierung von Aufgaben und hilft so Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren und das Geschäftswachstum zu steigern.
